TPO-liitto lausui Kansallisarkistolle päätösluonnoksesta Opetustoimen asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvästä säilytyksestä.
Yleiset huomiot ja mahdolliset kehittämisehdotukset päätösasiakirjaan Opetustoimen asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvä säilytys asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvä säilytys. Onko päätös selkeä ja ymmärrettävä? Onko sitä tarpeen täydentää joltain osin?
On todella hienoa, että myös taiteen perusopetus on nyt mukana kokonaisuudessa.
Toivoisimme, että päätösasiakirja muotoiltaisiin selkeämmäksi tavalla, joka huomioisi myös sellaiset lukijat, ja päätöstä arjessaan soveltavat henkilöt, jotka eivät ole arkistoalan ammattilaisia. Päätös voisi myös tarjota suorat linkit lisätietoihin, kuten aiempiin seulontapäätöksiin, ja muihin päätöksiin ja määräyksiin, joihin siinä viitataan. Seulontapäätökset voisi myös ryhmitellä siten, että ilman lisätietojen etsintää käy ilmi, mitkä niistä koskevat kaikkia koulutusmuotoja ja mitkä vain joitakin tai yhtä niistä.
Seuraavan kaltaiset lauseet (s.3) olisi hyvä kirjoittaa selkeämmiksi ja vastuutahot kirjata yksiselitteisesti: ”Opetustoimen toimijat vastaavat tämän päätöksen toimeenpanosta. Kansallisarkiston päätös toteutuu käytännössä, kun toimijat rajaavat, metatiedottavat ja arkistoivat tässä päätöksessä kuvatut loogiset tietoaineistot, asiakirjat ja niihin sisältyvät tiedot fyysisinä tietoina tietojärjestelmissä.”
Päätöksessä todetaan, että ”Kansallisarkisto ei tässä päätöksessä ota kantaa siihen, missä tai minkä toimijan tietojärjestelmissä opetustoimen tehtävien pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja ja tietoaineistoja käsitellään ja säilytetään.” Osasta pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista muodostuu kaksi kappaletta, sekä sen laatijan että saajan kappaleet. Liitteessä 1 osassa taiteen perusopetuksen ohjaukseen liittyvistä asiakirjoista todetaan lisätietona, että opetus- ja kulttuuriministeriö tai Opetushallitus arkistoivat niille annettujen organisaatiokohtaisten seulontapäätösten mukaisesti niiden toimijoille lähettämät määräykset. Erityisesti yksityisen toimijan kannalta voi olla merkitystä sillä, riittääkö tällöin yhden, eli viranomaisen, kappaleen säilytys.
Toivoisimme myös, että Kansallisarkisto kiinnittää huomiota päätöksestä viestimiseen, vaikka päätöksessä todetaankin, että sitä ei hallintolain nojalla tarvitse asianosaisille toimittaa vaan se on luettavissa Kansallisarkiston verkkosivuilla. Koska päätös sisältää taiteen perusopetuksen osalta ensimmäistä kertaa määriteltäviä tehtäviä, on viestinnällä merkittävä rooli siinä, että tieto uudesta päätöksestä tavoittaa alan toimijat kattavasti. Olemme tässä mielellämme apuna.
Yleiset huomiot ja mahdolliset kehittämisehdotukset perustelumuistioasiakirjaan. Onko perustelumuistio selkeä ja ymmärrettävä? Onko sitä tarpeen täydentää joltain osin?
Perustelumuistiossa olisi hyvä tunnistaa, että lakia taiteen perusopetuksesta ollaan uudistamassa ja työ on jo melko pitkällä. Uuden lain on tarkoitus tulla voimaan vuoden 2027 alusta.
Kohdassa taiteen perusopetuksen asiakirjojen ja tietojen arvonmääritykseen liittyen toteamme, että pääsykokeita järjestetään nykyään hyvin harvassa taiteen perusopetuksen oppilaitoksessa. Oppilaiden hyvinvointi -tehtävään liittyen oppilas- ja opiskelijahuoltolaki ei koske taiteen perusopetusta, joten oppilaitoksilla ei ole velvoitetta laatia opiskeluhuoltosuunnitelmaa, johon perustelumuistiossa viitataan. Kansainvälisen toiminnan suunnittelu -tehtäväkokonaisuuden osalta toteamme, että suoraan taiteen perusopetuksen kaltaista koulutusmuotoa ei ole muissa maissa. Oppilaitoksilla on yhteyksiä ja yhteistyötä erityisesti oman taiteenalansa opetusta ja taidekasvatusta tarjoaviin oppilaitoksiin, mutta esimerkiksi perusteluissa viitattu kansainvälisen toiminnan strategia ei ainakaan nykyhetkellä ole asiakirja, jonka kaltaisia taiteen perusopetuksen oppilaitoksissa yleisesti laadittaisiin. Tämä koskee myös kohtaa opiskelijaliikkuvuus.
Perustelumuistion sivulla 41 viitataan taiteen perusopetuksen opiskelijaliikkuvuuden alla virheellisesti liitteen 1 vapaan sivistystyön osioon.
Taiteen perusopetuksen oppilaitoksissa on myös herännyt kysymys huoltajan, tai täysi-ikäisen oppilaan omasta, vaatimuksesta oppilaan kaikkien tietojen poistamisesta oppilaitoksen rekistereistä, järjestelmistä ja arkistoista esimerkiksi tietoturvasyistä. Tulisiko päätöksessä tai sen perusteluissa huomioida myös tämän kaltaiset tilanteet?
Yleiset huomiot ja mahdolliset kehittämisehdotukset Liitteeseen 1 Opetustoimi. Onko pysyvään säilytykseen määrätyillä asiakirjoilla arkistollista arvoa vai pitäisikö pysyvän säilytyksen rajauksia mielestänne muuttaa? Onko toimintaprosessit ja asiakirjat määritelty kattavasti? Jos on puutteita, mainitkaa puuttuva toimintaprosessi, asiakirja ja arvionne arkistollisesta arviosta.
Opetuksen suunnittelu
Työsuunnitelma tai lukuvuosisuunnitelma (opettajien välinen työnjako): määräaikainen säilytys riittäisi.
Opinto-opas, opinto-ohjelma ja esite: määräaikainen säilytys riittäisi. Opetuksen sisältöjä kuvataan opetussuunnitelmassa, joka nähdäksemme kuvastaa opasta, ohjelmaa tai esitettä paremmin opetuksen tavoitteita ja toteutusta.
Pääsykokeiden järjestäminen
Huomiona, että pääsykokeita järjestetään vain joissakin taiteen perusopetuksen oppilaitoksissa.
Päätös oppilaaksi ottamisesta
Tarkoittaako sopimus oppilaiden ottamisesta esimerkiksi kuntien tai kunnan ja toisen kunnan alueella toimivan yksityisen oppilaitoksen välisiä sopimuksia? Kuuluisiko se tällöin kohtaan järjestämiseen liittyvät luvat ja sopimukset?
Läsnä- ja poissaolot
Säilytettävään osallistumis- tai päättötodistukseen kirjataan saatu opetus ja siihen osallistuminen, joten onko perusteltua säilyttää erikseen merkintää poissaoloista?
Palkitseminen ja stipendit
Emme tunnista tarvetta stipendien myöntämisen pysyvälle säilytykselle.
Opiskelijaliikkuvuus
Taiteen perusopetukseen osallistuvista käytetään sanaa oppilas. Se olisi hyvä olla yhdenmukaisesti myös tässä kohdassa, kuten se on kirjattu liitteessä muuallakin. Hakijakoonnille emme näe pysyvän säilytyksen tarvetta.
Lisäksi toteamme, että liitteessä 1 olisi hyvä määritellä samalla tavalla kuin Valtiovarainministeriön suosituksessa (2025:25) liitteessä 6 säilytysajoille selkeät vuodet tai kuukaudet. Tämä helpottaisi liitteen käyttöä ja päätöksen toimeenpanoa merkittävästi.
Lue lisää: Tutustu päätösluonnokseen ja muiden asiasta antamiin lausuntoihin Lausuntopalvelussa.